Die Digitalisierung der Buchhaltung muss in erster Linie Mandanten nutzen bringen!

12. Oktober 2020 Gunther Diehm

Wir sind als Familie schon mehr als 72 Jahre, mittlerweile in dritter Generation, als Steuerberater tätig, haben während dieser gesamten Zeit auch immer Buchhaltungsdienstleistungen angeboten und damit unser Geld verdient. Wir waren immer bestrebt, die Aufträge dieser Dienstleistung möglichst effizient abzuarbeiten um mit ehemals günstigeren Arbeitskosten und wettbewerbsfähigen Kalkulationen Deckungsbeiträge zu erwirtschaften.

Dass dies nicht ohne den Einsatz von Technik geschehen kann, war bereits den vorhergehenden Generationen bewusst. Erst kürzlich wurden wir für 50 Jahre DATEV-Mitgliedschaft ausgezeichnet und schon 1970 hatte unser Vater erkannt:

Man muss zu den Ersten gehören die neue, moderner Wege gehen, um im Wettbewerb bestehen zu können – Helmut Diehm

Zu den Ersten gehören

Wir konnten dies fortsetzen, als wir vor rund 20 Jahren begonnen haben, digitale Arbeitsprozesse in der Buchhaltungsbearbeitung zu nutzen. Zum einen dadurch, dass wir die Kommunikation mit unseren Mandanten anstatt mit dem Pendelordner auf digitaler Basis und schon damals nahezu papierlos abgewickelt haben. Zum anderen dadurch, dass wir unsere internen Bearbeitungsprozesse auf unterschiedlich qualifizierte Mitarbeiter aufgeteilt haben und dadurch Zeit einsparen und die Qualität erhöhen konnten.

Digitalisierung muss in erster Linie unseren Mandanten nutzen bringen

Damals, also Anfang der 2000er Jahre, wurde mit der Gründung der Steuerberatungsgesellschaft Bookman auch das bookmanPrinzip geboren. Dabei war uns von Anbeginn an wichtig, dass nicht nur wir innerhalb der Kanzleiprozesse Vorteile erhalten, sondern in erster Linie unsere Mandanten von unserer fortschrittlichen Vorgehensweise profitieren und viel bequemer und mit erheblich weniger Zeitaufwand die Buchhaltungsunterlagen aufbereiten und an uns übermitteln konnten.

Die seit dieser Zeit entwickelten Hilfsmittel und Prozessketten wurden über die Jahre verfeinert und ab dem Jahr 2015 haben wir das bookmanCockpit neu aufgesetzt und uns damit auf die Welt digitaler und elektronischer Rechnungen vorbereitet.

Seamless Services – nahtlose Dienstleistung

Auch hier war es wiederum unser Ziel, noch ein bisschen effizienter zu arbeiten und den Mandanten noch mehr Bequemlichkeit und Komfort zu bieten. „Seamless Services“, nahtlose Dienstleistung, war die Überschrift, die uns dabei geleitet hat. Das neue bookmanCockpit sollte die Prozesse in den Mandantenunternehmen nahtlos mit unseren Dienstleistungsprozessen verzahnen.

Mandantenorientierung als neue Einstellung

Aber nicht nur die neue Technik war es, die uns dorthin gebracht hat, wo wir heute stehen. Vor allem war es eine neue Einstellung unserer Kolleginnen und Kollegen aus der Mandantenbuchhaltung, die diese sich angeeignet haben. Mit einem dadurch geänderten Verständnis ist die Mandantenorientierung noch wichtiger geworden, als zuvor. Die Zusammenarbeit mit einem neuen Buchhaltungsmandanten beginnt heute mit einer Aufnahme seiner Verwaltungsprozesse, vor allem bei den Eingangsrechnungen. Unsere Kolleginnen und Kollegen beraten die Mitarbeiter des Mandantenunternehmens hin zur Prozessoptimierung auf deren Seite. Die sich daran anschließende, aus Sicht der Mandanten vollständig automatische, Übergabe der buchhaltungsrelevanten Daten und Belegbilder ist für unser Team Standard geworden.

 

Hoch automatisierte Finanzbuchaltung

Das bookmanPrinzip und die von uns entwickelte Technik erlauben es uns, weit über die Möglichkeiten der gängigen Hilfsmittel hinaus, die gesamte Prozesskette der vorbereitenden Buchhaltung und die sich daraus ergebenden Resultate nahtlos an die DATEV-Welt anzudocken.

Für unsere Kanzlei und auch für die mittlerweile zahlreichen befreundeten Kanzleien, die bei sich und ihren Mandanten unser bookmanCockpit einsetzen und damit wesentliche Teile des bookmanPrinzip adaptieren, ist hoch automatisierte Buchhaltung zur Realität geworden.

Gunther Diehm

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwalt. Mit seinem Bruder Jochen Inhaber der Diehm Treuhand, der Bookman Servicegesellschaft und Gesellschafter der bookmanSolutions GmbH