Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung – und der Mensch: nach wie vor unverzichtbar!

3. November 2020 Stefan mit Bookie, unserem Robotic Process Manager :-)

Die Sachverhalte der Finanzbuchhaltung lassen sich oft mit festen wenn/dann-Regeln lösen. Dies betrifft vor allem das Verarbeiten von halbstrukturierten Dokumenten wie Lieferantenrechnungen. Ein prädestinierter Anwendungsfall für Künstliche Intelligenz ist, den Großteil des Aufkommens von Eingangsrechnungen eines typischen Unternehmens abzubilden. Die vortrainierte Künstliche Intelligenz von bookmanCockpit (bookmanKI) ist bereits zum Start in der Lage bei Rechnungen ohne Bestellbezug, in 60-80 Prozent der Fälle alle benötigten Kopf- und Positionsdaten für die Weiterverarbeitung vollständig und validiert zu erfassen, sodass keine menschlichen Kontrollen im Unternehmen mehr nötig sein muss.

 

Die Elektronische Rechnung hat sich in vielen Bereichen nach wie vor noch nicht durchgesetzt

Betrachtet man sich die Bearbeitung von papierbasierten Rechnungen in einem Unternehmen, fällt auf, dass es sehr detailreich ist. Mit dem Eingang einer Rechnung beginnt ein Prozess mit einer Vielzahl an Aufgaben. Künstliche Intelligenz könnte aber dabei an vielen Stellen sehr einfach Erleichterung schaffen, so wie schon heute häufig in einer frühen Phase des Prozesses.

Wenn es einfach nur darum geht, die Papierrechnung zu scannen, dann ist das schon der erste Schritt, bei dem eine KI-Technologie zum Einsatz kommt. Scans müssen beispielsweise entsprechend gedreht werden, die hell/dunkel Korrektur muss durchgeführt werden, Wellenbewegungen werden herausgerechnet und der Kontrast muss erhöht werden. Durch diese Techniken wird die Scanqualität auf ein gewünschtes Niveau gehoben.

Der nächste konsequente Schritt wäre dann typischerweise die KI-Technologie OCR einzusetzen um Text zu erkennen und gut zwischen den Dokumenten – wie einer Rechnung, einem Lieferschein, einer Mahnung oder anderen Dokumententypen – zu unterscheiden und damit tauchen wir ein, in…

 

…die Welt der künstlichen Intelligenz von bookmanCockpit

Nach dem Extrahieren des Textes kann diesem eine entsprechende Bedeutung zugeordnet werden. Bei einer Rechnung können wir unter anderem identifizieren, wo der entsprechende Adressat, wo der Absender, wo das Rechnungsdatum und wo die Rechnungssumme ist.

Was da technisch mittlerweile gemacht wird, sind eigentlich Ansätze, die ihren Ursprung in der Gesichtserkennung haben. Dort versucht man also, bekannte Regionen auf einem elektronischen Bild zu identifizieren. Man weiß zum Beispiel, da finden sich typischerweise Augen und da sind typischerweise Haare und so sehen Augen und Haare auf Bildern aus oder eben wie in unserem Fall, dort findet sich typischerweise die Umsatzsteuer und da ist typischerweise die Rechnungsnummer zu finden und auf einem Papierbeleg haben sie eine charakteristische Erscheinung wie eine IBAN oder USt-ID. So erkennt die bookmanKI an typischen Bildern, um welche Art von Informationen es sich gerade handelt.

 

Daten  strukturieren und nahtlos bis zur Buchung überführen

Setzt man den Prozess von eben fort, ergeben sich weitere Möglichkeiten zur Anwendung von KI. Hat man die Informationen in einem strukturierten Format vorliegen, könnten diese leicht bis in eine Buchung überführt werden.

 

Der Mensch: nach wie vor unverzichtbar

Der Bookman Validierungs-Service prüft auf Basis der so erfassten Informationen dann die Eingangsrechnungen zum Beispiel auf rechnerische Richtigkeit, Duplikate oder die Erfüllung der umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen. In einem nächsten Verarbeitungsschritt können den Sachverhalten noch weitere Attribute zugewiesen werden, wie zum Beispiel Sachkonten, Steuerschlüssel und Kostenstellen.

 

Einsparungen von bis zu 70% der Kosten der manuellen Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Durch die Verbindung von KI unterstütztem Dokumentenverständnis mit Validierungs-Service lassen sich über 90 Prozent der Sachverhalte, die ohne Bestellbezug zu verarbeiten sind, ohne menschlichen Eingriff im Unternehmen automatisieren.

Hierdurch lassen sich bis zu 70 Prozent der Kosten des manuellen Verarbeitens einsparen – bei deutlicher Verkürzung der Verarbeitungszeit und Verbesserung der Verarbeitungsqualität.

Das Besondere an diesem Automatisierungsansatz der Finanzbuchhaltung ist, dass dieser die tatsächlich in Rechnung gestellten Sachverhalte berücksichtigt und so robuste Automatisierung liefert, die auch den Anforderungen einer Prüfung standhält.

Wenn dann auch noch Informationen aus einem Vorsystem beigesteuert werden, wie z.B. ein Verweis auf die Lieferung durch eine entsprechende Lieferscheinnummer, eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten. Bei Mengenabweichungen könnten beispielsweise Teilbeträge automatisiert bezahlt werden.

Bis hin zum Idealfall, also wenn man zur Rechnung einen entsprechenden Lieferschein hat und zu dem Lieferschein eine entsprechende Bestellung und die Positionen und Beträge stimmen überein, dann kann man das blind und vollautomatisiert in die Verbuchung überführen.

 

Ausblick

Künstliche Intelligenz (KI) und Robotic Process Automation (RPA) sind Schlüsseltechnologien, die in den 2020er-Jahren deutliche Veränderungen in die unterstützenden Unternehmensprozesse vor allem im Finanzbereich bringen werden. Durch die wachsende Datenverfügbarkeit und fortschreitende Digitalisierung wird eine weitreichende Automatisierung manueller Tätigkeiten in der Dokumentenverarbeitung möglich.

Insbesondere im Hinblick der aktuellen Pandemieerfahrung sollten Unternehmen die Organisation der Buchhaltungsprozesse neu denken und Abhängigkeiten von manueller Vor-Ort-Arbeit durch neue Technologien einfach und bequem reduzieren.

Stefan mit Bookie, unserem Robotic Process Manager :-)

Stefan Munz | Business Development | bookmanSolutions GmbH